突然の緊急事態宣言からのコロナ禍のテレワーク対応をバックオフィス担当役員として振り返ってみた

このコンテンツは、テレワーク対応をしているバックオフィスの方、もしくはこれから実施、強化したいと思っている方向けのコンテンツです。

こんにちは。エム・フィールドのひげ担当の橋本です。
好きな色は、ベンジャミンムーア社のスプリングモスという色です。緑が欲しくて家の
リビングの壁1面をサムネイルの背景にしているスプリングモスにしました。

さて、突然ですが、うちの会社って意外とアメフト好きな人が多いんです。
実は私もアメフトファンでして、Los Angeles Ramsという羊さんチームを昔から応援して
ます。アメフトってそれぞれのポジションによって仕事内容が全然違って、それぞれの役
割をきっちりとこなす。また、1プレイごとにプレイが切れるので、状況に応じた作戦を
選択する必要がある。これが揃うとチームが強くなるんですよね。適切なプレイセレクシ
ョン、人員配置。そして、異なる役割をリスペクトして、信用して、自分の仕事をしっか
りする。なんとなく理想の会社っぽいなーとか。ちなみに、野球は近鉄バファローズを応援しています…(　= =) ﾄｵｲﾒ目

さて、そんな私ですが、取締役管理本部長をやっております。本日は、去年体験したテレワーク話をちょこっと。

■緊急事態宣言からの突然のテレワーク対応

昨年4月7日に発令された緊急事態宣言から早くも1年を迎えようとしています。。
2020年は年明けからコロナウィルス感染症についての報道が続き、各企業でもその対応について様々な検討がされていたと思います。当時は未知のウイルスに対する情報が不足する状況で、私のようなバックオフィスを担当されている方は、対応に頭を悩まされたのではないでしょうか？

当社グループでは、2月中旬に社員向けに時差通勤等の行動指針を周知することからコロナ対策がスタートしました。
その後、事態は長期戦の様相を呈し、10日も経たないうちに時差通勤だけでなく、今まで基本的にはテレワークを全社的には認めていなかった当社でもテレワークもOKとしていくような流れになりました。そして、緊急事態宣言が発出されると、「テレワークもOK」から、「テレワークを推奨」しようとなったのです。

当社グループの事業は大きく分けると、
・社内に勤務して仕事をするメンバー
・お客様先に常駐をして仕事をするメンバー
に分かれます。

常駐しているメンバーに関しては、クライアントが率先してテレワークを推進し始めたり、当社から就業方法についての検討を働きかけたりしながら対応を進めました。
結果、ほとんどのクライアント先から「テレワークにする」もしくは「テレワークでもOK」という回答をいただけました。
クライアントによっては、プロパー社員だけでなく、常駐する社外メンバーのために、
独自のシンクライアント環境を用意してくださる企業もありました。
後からお話を聞くと、20年夏に予定されていた東京オリンピックの際の交通網の混雑に向けて、リモートワークの準備を進めていた企業が多く、それが半年くらい前倒しになったとのこと。結果、素早い対応が行えたようでした。

一方で、社内勤務のメンバーについても、ほぼ滞りなくテレワークの対応がとれたのではないかなと思っています。以下では、偶然もあるのですが、当社がテレワークを推進するために使ってよかったサービスなどをご紹介します。

■Google Suite（今はGoogle Workplace）でよかった

以前上場企業のグループ会社だった際にGoogle Suiteを利用し始めました。（現在は独立しています）SSOでアクセスは制限（管理）して、運用を行っていたので、会社以外の環境でもGoogleにアクセスできる環境はありました。

そして、運が良かったのか、悪かったのか。。。
長年運用してきたファイルサーバの老朽化が進んでおり、色々なところにリスクが見えて
きていました。そこで、これを機にサーバリプレイスではなく、クラウド化の選択を取ることを検討し、今後の運用も踏まえてクラウド化を決断したのが2019年夏のことでした。
そして、ファイルサーバからGoogle Driveへの移行を順次進めて、Google Driveでの運用に切り替え終わったのが20年1月。偶然とは言えテレワーク対応が始まる前にギリギリ間に合った、という奇跡。
ファイルサーバで保管していた全てのファイル（各部署で管理しているドキュメント類やソースのバックアップなども）を対象に移行しましたが、Google側で一度に移行できるファイル量に制限があったりで時間が掛かりました。そして、断捨離は難しかった。。。

また、これまでほとんど使う機会がなかったWeb会議。これもGoogleにはMeetがあってすぐに使える状態になりました。Zoomが一気にメジャーになりましたが、MeetもGoogleが大分力を入れて開発を進めたようで、様々な機能（例えば、バーチャル背景とか、グループ分けとか）が使えるようになっていき、利便性が高まりました。もちろん、対面での会議にはかなわない部分もありますが、社内の会議の選択肢としてすっかり定着しています。

■マネーフォワードクラウド会計でよかった

次は、経理チームのお話です。実は2016年からクラウド化を進めていました。
当時は、経理担当者のPCにインストールして利用するシステムを使っていましたが、担当するグループ会社の増加と、当社の事業拡大により、経理担当者を増員する必要があり、より安価にスタートできてインストールを必要としないクラウド会計の仕組みを利用することを決めました。

クラウド化を検討した際に、メジャーな「freee」と「マネーフォワード」を検討したのですが、当社では複式簿記で計上することが可能な「マネーフォワード」の方が扱いやすかったので、こちらを導入しました。
クラウド上での処理ができる環境にはなっていたので、テレワークになっても、さほど問題なく業務にあたることができました。

Googleやマネーフォワードなど、社内で利用している多くの仕組みがクラウドサービスであったことがリモートワークが始まってからすぐに功を奏しました。

また、開発環境もAWS等のクラウド上で構築されることがスタンダードになっていたことも、テレワークを進める上で大きな利点だったように思います。

■VPNも張ってみた

テレワークを行う以前からVPNのニーズは多少あったので、ソフトイーサやルータのVPN機能を使いながら細々と必要とするメンバーだけに提供していました。少人数への対応だったので、十分とは言わないまでも不足はない状況でした。

一方で、VPNとは別軸でセキュリティ強化の必要に迫られていました。以前はクライアントの社内に常駐するスタイルが多かったのですが、ここ数年受託形式での顧客対応や、自社プロダクトの開発など、社内で行う案件も増えており、セキュリティを担保していくことが大きな課題になっていました。セキュリティ対策としてファイアウォールからUTMへのレベルアップを検討し、いくつかベンダーさんから情報収集して、19年夏の増床した際に併せてFortiGATEを導入することにしました。

このFortiGATEは、VPN機能も備えていました。専用でVPN機器を購入する程のスペックは担保できませんが、当社グループの使用状況から考えると必要十分であろうと考えていたのです。そして、19年秋にはこの機能を使ったVPNに切り替えていました。

ところが、3月末に大激震。

本格的にテレワークを推進するにあたって社内で開発を行っているグループ会社から「全員VPNを使えるようにして〜」とかる〜くお願いが。。。
（えっ。そんなに軽くっ…(　= =) ﾄｵｲﾒ目）

社内の情報システムチームの認識だと、VPNを必要とする案件（＝会社の固定IPからでないと接続できないセキュリティ対策を必要としている案件）は限られているという認識だったので、これは一大事でした。
同時接続数はキャパの範囲内に収まると想定はできたのですが、払いだしたユーザが全員VPNを利用したら絶対にキャパオーバー・・・。

危うい状況にはなるので葛藤はありましたが、一旦、ユーザの希望に応えることにして使用状況をウォッチすることに。

結果、使用状況は許容範囲内に（予想通りだし、全員必要なんてないって・・・）
収まり事なきを得ました。

が、後になるとVPNを使いたいんですけどって申請がきたりもしました（がんばって君たちのチーム全員に払い出したって。。。苦笑）

■なんとか乗り超えた・・そして次の課題

というような感じで、なんとかかんとか、テレワークを推奨して問題のなさそうな環境は整えられた（偶然にも事前に整ってきていた）当社グループでした。

「しかし」なのか「やはり」なのか、紙の文化がまだまだ残ってはいるので、請求書を受
け取りにとか、押印処理のためにとか、といった出社はあるので、特にバックオフィスメンバーは100％テレワークというところまではきていません。

今後の課題だなーと思っているのは、

・紙（請求書、契約書等々）への対応
　→電子サイン等を導入して減ってはきているが、まだ対応のしようがありそう
・電話への対応
　→PBXもクラウド化したいと模索中
・制度の対応
　→テレワーク規程や手当なども整備してきたが改善の余地があるかな
・業務効率の対応
　→滞りなくできている部分もあるし、うまくいかない部分もあるので要検討
・健康への対応
　→運動不足やメリハリの付け方など会社、個人ともに慣れや工夫がいりそう
・現場との関わり
　→意外とバックオフィスはいつも会社に居ると思われてる
・ゼロトラストセキュリティへの対応
　→最近の流れだとこちらも検討が必要か