はじめまして！無鉄砲というラーメンが食べたくて仕方がないクラウドネイティブ事業部の鈴木皐史です。好きな色は深緑です。
私は、新卒1年目のエンジニアで、現在は医薬品・医療品商社の基幹システムを再構築するプロジェクトで、テスト業務やユーザーマニュアルの作成を担当しています。
プロジェクトに配属されてから、先輩から資料作成を依頼されることが多々ありました。しかし、資料作成を依頼された時に、最初に何からしたらいいのか、どこに気をつければいいのか、いざ考えるとパッと浮かばないものではないでしょうか？
資料作成のポイントが掲載された記事はネットに多く存在しますが、ポイントが多すぎて
どこを意識すればいいのかわからない。。。ポイントを意識しすぎて、何から書けばいいのかわからない。。。という経験はないでしょうか？私はありました。
そこで本日は「新卒1年目が現場で覚えた資料作成のコツ」ということで、資料を作成する際に私が行っている手順と、資料を作成する際に意識している6つのポイントを紹介させていただきます。
資料作成の流れ資料を作成する際に、大事なのはいきなり書き始めないことです。
最初の頃は、資料作成を指示されると、どんな資料にしようかまずはレイアウトから考えてしまい、情報が不足している、一番伝えたいことが伝わらない、わかりにくいと、失敗を繰り返していました。
しかし、この1年で学んだことは、資料作成をする前の準備の大切さです。
1.いきなり書き始めない
・情報を整理せずに書き始めると、記載漏れが発生してしまう
・優先順位が曖昧だと、どこに何の情報が書いてあるかわかりにくくなってしまう
情報の優先順位が整理できたら、
2.最も伝えたいことは先頭に記載する
・結論や概要を先頭に記載することで、何の資料なのかが伝わりやすくなる
まずは細かいポイントよりも、大きくこの二つを意識して資料作成をすることが肝だと経験から導き出しました。
私が考える資料作成の手順は以下の通りです。
- 目的、相手、オケージョン、それによって得たい効果の明確化。
（この時点で資料作成依頼者にきちんと確認する） - スケジュールの確認（誰に確認するか、確認に必要な日数などの手順を確認）
- パワーポイント、Excel、メールなのか、電話なのか、そもそもの仕様の決定
- 情報の整理（優先順位付けや強調したいポイントの整理）
- 大まかなレイアウト
- この時点で依頼者に一度確認してもらう（手戻りが少なくなる）
- 資料の作り込み
- 誤字脱字を再度確認
- 提出（必要であれば、手直し）
資料作成に意識している6つのポイント
こちらの資料をご覧ください
1:見づらい資料例
2：見やすい資料例
どちらの資料がわかりやすいでしょうか？
おそらくみなさん 2の資料の方がわかりやすいのではないでしょうか？
実は、１と２で記載されている内容は同じで、記載されている位置はほぼ変わりません。
意識したのは以下の6つのポイントです。
【ポイント1 】フォント
使用するフォントを統一する。
【ポイント2 】色使い
色数を絞る。表のヘッダなどは淡い色の方が読みやすい。
【ポイント3 】表やグラフで情報を整理
表にすると情報を対比しながら見られるので理解しやすいので、必要に応じて表やグラフを織り交ぜる。
【ポイント4 】強調
資料のタイトルや各章のタイトルのフォントを大きくして強調することで、何の情報が書かれているかすぐわかる。
【ポイント5 】統一感
タイトル、段落のマークのルールと行間が統一されている。
【ポイント6 】箇条書き
適度な段落で箇条書きにすると読みやすくなる。しかし、階層は深くしすぎない。
この6つのポイントを押さえるだけで、とてもわかりやすい資料になると思います。
この知識が少しでもみなさんのためになると幸いです。
